日時:2022年2月26日、21時〜22時50分
形式:WEB会議(Zoomミーティング)
参加者(敬称略):水戸、齋藤、森田、黒澤、豊倉、藤井、中川(書記)
1. 事務員への業務委託について
(1) 事務雇用職員への業務依頼内容
・資料1:2022 事務雇用契約職員への業務依頼内容について
・後任への依頼を検討中。資料 1 の内容(1同窓会運営事務、2大学教員、大学行事・授業等の連絡調整事務、3その他)で依頼する。
・新たに 6、9、12、3 月に定期連絡会を実施する。
(2) 雇用契約書
・資料2:雇用契約書(2022 年 4 月~)new
・勤務時間は 9:00~13:00 とする。仮で第 2・4 水曜日としている。
→2/28の事務員ミーティングにて、第 2・4 金曜日となった
・有休の発生する勤務時間には満たないが、2 時間と設定。
・賃金については、半日で 5000 円。交通費は車通勤のため支給なしとする。
・社会保険・労災保険 前任者は事務局のアルバイトと兼任であったため、保険は事務の方で対応していただいた。
【水戸先生より】
・雇用保険については水戸先生が検討いただけるとのこと。
・契約上は月 2 回 4 時間だが、実質は毎週 2 時間程度となる見込み。
・2 月28 日(月)後任者と Web 面談の予定。(水戸先生・役員)→事務員不在の際の会費の取扱いについても確認する。
2. 会計手続き、部会への予算配分について
・資料 3:会計手続き案 20220116
(1) 部会への予算配分について
・年間で 20 万円程度全体(全学同窓会)の支出が見込まれる。
→入会者数の確保が必要
・配分方法については検討中。
(2) 活動費の執行について
・余剰金を返還する場合、振込手数料が発生する?扱いはどうするか。
→検討中
(3) 収入確認
3. 業務分担(担当班編成)見直しについて
(1) アンケート結果の共有と意見の概要
(2) LINE・メールの運用について
・同窓会の期ごとに Google グループを作成するのも一つの方法か。(現在はピクトメールを使用)
4. 同窓会規約について
(1) 規約について
・資料 4:神奈川県立保健福祉大学同窓会規約(R4.3 改正案)
・役員体制について
→顧問を位置づける、役員を解任できるよう変更
・組織について
→総会、役員会、運営委員会、関連組織の位置づけを明確化
・会計処理について 細則を定めて交通費などの支給を可能にする
・現住所の扱い
→メールアドレスは必須。現行では収集し、今後検討する。
5. スケジュール確認
(1) 臨時総会
・日程:3/12(土)16~17 時 (大学の入試と同日)
・委任状、議決権行使書についてフォームを作成
→集まれない場合に意見を表明できる仕組みづくり
→新しい規約にもその旨、記載していく
・ピクトメールで総会の案内
・Zoom 待機室を設定し 10 分前から入室とする、名前の設定の指示を行う。
・議決権のある人は冒頭で手を挙げるボタンで確認(数の把握)
・水戸先生・黒澤先生は大学より参加、その他のメンバーは Web 参加。
・同窓会会員数(現時点)を確認
→今後、定期的に報告できる形をとりたい
(2) 卒業式
・3/19(土)10:00~12:00 学生のみで開催の見込み(家族・来賓は呼ばない)
・祝花:黒澤先生に依頼
・会長挨拶:動画(昨年度は応援メッセージ含め 4 分)、3 分程度、楽しいイメージ。
→前日にリハーサルがあるため、3/15頃を目処に映像を提出する。
・事務員には、3/19も勤務いただき、入会希望者のへ対応する。
(3) 入学式
・横須賀芸術劇場で行う予定
・大学に戻ってからのオリエンテーションの際に入れる?
・総務課からの情報を待って検討
6. 水戸先生より
(1) 令和 3 年度の卒業生への案内
・学内メールのテスト配信を実施 2/28 配信予定(学部生、M2、D3 の学生)
・SHI はグループメールに送信した文面を豊倉さんが編集して送信。
・教職員にも特別会員の勧誘(グループメール)。
(2) 名簿の管理 会費未納者への連絡
・3 月中に行う。
(3) 地域貢献研究センター(A260)の使用方法
・令和 4 年度にヒューマンサービスセンターに名称変更の予定。
・今年の暮れにヒューマンサービス学会の立ち上げ。
・学長のアイデアで卒業生の交流の場(同窓会に限らず)を作る(ヒューマンサービスパーチ(仮称)
・鍵のかかるロッカーもあるので、書類の管理やお金の一時管理などもできるか。
・リース用の2in1(PC)を同窓会用に借りられる見込み。
・フリースペース(掲示スペース)の活用。
・部屋の前に看板を制作、のぼり(旗)も制作?(在室時のしるし)(村上学部長・水戸先生より寄贈)
→3 月 or4 月に部屋の整備や今後の部屋の使用方法など検討
(4) ヒューマンサービス学会(進捗/情報提供)
・ヒューマンサービス委員会から学会設立
・今年の夏頃に発起人会を立ち上げ
・水戸先生が学会の事務局長に就任予定
・名誉顧問:阿部志郎名誉学長 理事長:中村先生
・ヒューマンサービスパーチ?
(5) 大学から同窓会への情報共有について
・現時点で学内の反対意見はなし
・manabaを経由して学生にデータを入力してもらう?紙ベースの方が学生は提出しやすいか
【次回予定】
・同窓会役員会 3 月 12 日(土)21 時~
・同窓会運営委員会 3 月 26 日(土)21 時~
形式:WEB会議(Zoomミーティング)
参加者(敬称略):水戸、齋藤、森田、黒澤、豊倉、藤井、中川(書記)
1. 事務員への業務委託について
(1) 事務雇用職員への業務依頼内容
・資料1:2022 事務雇用契約職員への業務依頼内容について
・後任への依頼を検討中。資料 1 の内容(1同窓会運営事務、2大学教員、大学行事・授業等の連絡調整事務、3その他)で依頼する。
・新たに 6、9、12、3 月に定期連絡会を実施する。
(2) 雇用契約書
・資料2:雇用契約書(2022 年 4 月~)new
・勤務時間は 9:00~13:00 とする。仮で第 2・4 水曜日としている。
→2/28の事務員ミーティングにて、第 2・4 金曜日となった
・有休の発生する勤務時間には満たないが、2 時間と設定。
・賃金については、半日で 5000 円。交通費は車通勤のため支給なしとする。
・社会保険・労災保険 前任者は事務局のアルバイトと兼任であったため、保険は事務の方で対応していただいた。
【水戸先生より】
・雇用保険については水戸先生が検討いただけるとのこと。
・契約上は月 2 回 4 時間だが、実質は毎週 2 時間程度となる見込み。
・2 月28 日(月)後任者と Web 面談の予定。(水戸先生・役員)→事務員不在の際の会費の取扱いについても確認する。
2. 会計手続き、部会への予算配分について
・資料 3:会計手続き案 20220116
(1) 部会への予算配分について
・年間で 20 万円程度全体(全学同窓会)の支出が見込まれる。
→入会者数の確保が必要
・配分方法については検討中。
(2) 活動費の執行について
・余剰金を返還する場合、振込手数料が発生する?扱いはどうするか。
→検討中
(3) 収入確認
3. 業務分担(担当班編成)見直しについて
(1) アンケート結果の共有と意見の概要
(2) LINE・メールの運用について
・同窓会の期ごとに Google グループを作成するのも一つの方法か。(現在はピクトメールを使用)
4. 同窓会規約について
(1) 規約について
・資料 4:神奈川県立保健福祉大学同窓会規約(R4.3 改正案)
・役員体制について
→顧問を位置づける、役員を解任できるよう変更
・組織について
→総会、役員会、運営委員会、関連組織の位置づけを明確化
・会計処理について 細則を定めて交通費などの支給を可能にする
・現住所の扱い
→メールアドレスは必須。現行では収集し、今後検討する。
5. スケジュール確認
(1) 臨時総会
・日程:3/12(土)16~17 時 (大学の入試と同日)
・委任状、議決権行使書についてフォームを作成
→集まれない場合に意見を表明できる仕組みづくり
→新しい規約にもその旨、記載していく
・ピクトメールで総会の案内
・Zoom 待機室を設定し 10 分前から入室とする、名前の設定の指示を行う。
・議決権のある人は冒頭で手を挙げるボタンで確認(数の把握)
・水戸先生・黒澤先生は大学より参加、その他のメンバーは Web 参加。
・同窓会会員数(現時点)を確認
→今後、定期的に報告できる形をとりたい
(2) 卒業式
・3/19(土)10:00~12:00 学生のみで開催の見込み(家族・来賓は呼ばない)
・祝花:黒澤先生に依頼
・会長挨拶:動画(昨年度は応援メッセージ含め 4 分)、3 分程度、楽しいイメージ。
→前日にリハーサルがあるため、3/15頃を目処に映像を提出する。
・事務員には、3/19も勤務いただき、入会希望者のへ対応する。
(3) 入学式
・横須賀芸術劇場で行う予定
・大学に戻ってからのオリエンテーションの際に入れる?
・総務課からの情報を待って検討
6. 水戸先生より
(1) 令和 3 年度の卒業生への案内
・学内メールのテスト配信を実施 2/28 配信予定(学部生、M2、D3 の学生)
・SHI はグループメールに送信した文面を豊倉さんが編集して送信。
・教職員にも特別会員の勧誘(グループメール)。
(2) 名簿の管理 会費未納者への連絡
・3 月中に行う。
(3) 地域貢献研究センター(A260)の使用方法
・令和 4 年度にヒューマンサービスセンターに名称変更の予定。
・今年の暮れにヒューマンサービス学会の立ち上げ。
・学長のアイデアで卒業生の交流の場(同窓会に限らず)を作る(ヒューマンサービスパーチ(仮称)
・鍵のかかるロッカーもあるので、書類の管理やお金の一時管理などもできるか。
・リース用の2in1(PC)を同窓会用に借りられる見込み。
・フリースペース(掲示スペース)の活用。
・部屋の前に看板を制作、のぼり(旗)も制作?(在室時のしるし)(村上学部長・水戸先生より寄贈)
→3 月 or4 月に部屋の整備や今後の部屋の使用方法など検討
(4) ヒューマンサービス学会(進捗/情報提供)
・ヒューマンサービス委員会から学会設立
・今年の夏頃に発起人会を立ち上げ
・水戸先生が学会の事務局長に就任予定
・名誉顧問:阿部志郎名誉学長 理事長:中村先生
・ヒューマンサービスパーチ?
(5) 大学から同窓会への情報共有について
・現時点で学内の反対意見はなし
・manabaを経由して学生にデータを入力してもらう?紙ベースの方が学生は提出しやすいか
【次回予定】
・同窓会役員会 3 月 12 日(土)21 時~
・同窓会運営委員会 3 月 26 日(土)21 時~