日時:2022年3月26日、21時〜23時
形式:WEB会議(Zoomミーティング)
参加者(敬称略):水戸、齋藤、森田、黒澤、渡瀬、豊倉、藤井、中川、田口(書記)
1.臨時総会報告(齋藤)
・議決権(役員の扱い)について協議。
・今後の総会において、役員には議決権を認めない方針で総意を得た。
次回の規約改訂項目とする。
・備考として総会の成立要件はない。
2.事務委託について(森田)
・県立大学設置の同窓会事務員と契約を締結した。稼働時間は毎週金曜×2時間となった。
4月8日の金曜日(11 時〜13 時)からA260にて勤務開始予定。
・今後は事務員との定期ミーティング(6、9、12、3 月)を開催予定。
ミーティングには参加可能な役員が参加予定。日程は平日予定。詳細は改めて調整する。
3.準会員の入会受付について(黒澤)
・入会チラシ、入会申込書の内容を確認した。
・4月4日の入学式会場は、同窓会ブース設置が困難なため、5 日以降に大学キャンパス内への設置で再調整する。
・具体的には4月5日以降の金曜日11時〜13時とした。場所は A260(同窓会室)を使用する。
・水戸先生より新入生オリエンテーションにおいて、動画による新入生向け入会案内の機会をいただいた。
水戸先生もしくは黒澤先生に実行していただく。
・入会申込書において、「SHIでは正会員以外の会員資格を設定しない方針」とした。性別の記入は削除。
・入会申込書を用いた募集対象は、横須賀キャンパスの学生とした。
・SHI院生については水戸先生からご案内いただく方針とした。
4.会員証アプリについて(齋藤)
・My iD アプリの使用が提案された。使用する場合は無料の基本プラン。
・今後、アプリの用途やインセンティブを検討していく。
・渡瀬氏より、アプリ利用の推奨、名簿の棚卸しが提案された。
・アプリ導入に際して会員継続の意思を確認していく。
・豊倉氏より会員特権の創出が効果的であると意見を得た。
・齋藤・藤井より、同窓会員の「アプリ提示による図書館利用手続きの簡略化」を提案。
図書館利用については大学側と交渉が必要である。
・水戸先生より、有料プランでも良いのではないかと意見があった。
会員証アプリの申請は黒澤先生にデレゲーションする。
・3月28日に手続きを進める。
5.Google ドライブの使用方法について(中川)
・現在運用している同窓会用 Google ドライブの管理権限(名簿、規約、議事録など)の整備の必要性が提案された。
・個人情報などのセキュリティの整備の必要性が共有された。
・SHI においては独自に運用している。
・将来的には同窓会のアカウントを作成したい。
・渡瀬氏からプロトタイプのアカウントを作成する提案があった。
・会長より、新規のドライブを作成する方針で総意を得た。
・まず藤井氏が既に作成した google アカウントを基盤に設定していきたい。
・個人情報のセキュリティーは早急に対応する。
6.議事録の作成と共有方法について(田口)
・議事録作成・共有方法の改良について提案があった。内容は Google ドライブを参照。
・審議のもと、次の通りとなった。①議事録案作成、②Googleドライブへ格納し、一定期間修正作業を行う。
③議事録確定、④水戸先生、役員・運営委員へ LINE 配信、Google ドライブへ保管。
なお、修正作業については Gmail で案内を行い、ドライブ上でコメント入力を行う。
7.業務分担(担当班編成)見直しについて(齋藤)
・事前に行った各運営委員へのアンケート結果に基づいた組織図の提案が行われた。組織図内容はGoogleドライブを参照。
・組織配置が可視化できた。
・今後は業務の内容を定義していきたい。
・同窓会に入会するメリットとして、水戸先生よりノベルティグッズ作成の提案があった看護学科は手提げバッグのニーズがある。
・ノベルティとして、SHIはマグカップとTシャツを作成したとの報告があった。
8.SNSの運用方針について(齋藤)
・広報活動を積極的に行なっている。
・インスタグラムを利用している。
・プライバシーポリシーを作成した。内容は本会議で承認を得た。
・アクセス数は概ね良好。
9.スケジュール確認(森田)
・4月入学式、6 月就職施設説明会。
・ホームカミングミーティングはまず 5〜6 月の開催を目標に企画を進める。
・6 月の就職説明会は予定が未定。もし必要があれば参加する。ブレイクアウトルームを運用する。準会員を増やしたい。
・ヒューマンサービス研究会は今年も開催予定。
・12月27日が20周年記念パーティーの予定。
・11月30日がうみかぜ際のオンライン開催予定。
10.水戸先生より
・卒業生29名の新規入会があった。
・OT専攻の入会はなく、今後新規会員を励行する。
・卒業式へのお花も好評であった。
11. そのほか
・渡瀬よりゆうちょネットバンキング、寄付による修学支援事業についての情報共有があった。
修学支援事業においては寄付金領収書の必要性が確認された。
【次回予定】
・同窓会役員会 4月16日(土) 21 時~
・同窓会運営委員会4月29日(金) 21 時~
形式:WEB会議(Zoomミーティング)
参加者(敬称略):水戸、齋藤、森田、黒澤、渡瀬、豊倉、藤井、中川、田口(書記)
1.臨時総会報告(齋藤)
・議決権(役員の扱い)について協議。
・今後の総会において、役員には議決権を認めない方針で総意を得た。
次回の規約改訂項目とする。
・備考として総会の成立要件はない。
2.事務委託について(森田)
・県立大学設置の同窓会事務員と契約を締結した。稼働時間は毎週金曜×2時間となった。
4月8日の金曜日(11 時〜13 時)からA260にて勤務開始予定。
・今後は事務員との定期ミーティング(6、9、12、3 月)を開催予定。
ミーティングには参加可能な役員が参加予定。日程は平日予定。詳細は改めて調整する。
3.準会員の入会受付について(黒澤)
・入会チラシ、入会申込書の内容を確認した。
・4月4日の入学式会場は、同窓会ブース設置が困難なため、5 日以降に大学キャンパス内への設置で再調整する。
・具体的には4月5日以降の金曜日11時〜13時とした。場所は A260(同窓会室)を使用する。
・水戸先生より新入生オリエンテーションにおいて、動画による新入生向け入会案内の機会をいただいた。
水戸先生もしくは黒澤先生に実行していただく。
・入会申込書において、「SHIでは正会員以外の会員資格を設定しない方針」とした。性別の記入は削除。
・入会申込書を用いた募集対象は、横須賀キャンパスの学生とした。
・SHI院生については水戸先生からご案内いただく方針とした。
4.会員証アプリについて(齋藤)
・My iD アプリの使用が提案された。使用する場合は無料の基本プラン。
・今後、アプリの用途やインセンティブを検討していく。
・渡瀬氏より、アプリ利用の推奨、名簿の棚卸しが提案された。
・アプリ導入に際して会員継続の意思を確認していく。
・豊倉氏より会員特権の創出が効果的であると意見を得た。
・齋藤・藤井より、同窓会員の「アプリ提示による図書館利用手続きの簡略化」を提案。
図書館利用については大学側と交渉が必要である。
・水戸先生より、有料プランでも良いのではないかと意見があった。
会員証アプリの申請は黒澤先生にデレゲーションする。
・3月28日に手続きを進める。
5.Google ドライブの使用方法について(中川)
・現在運用している同窓会用 Google ドライブの管理権限(名簿、規約、議事録など)の整備の必要性が提案された。
・個人情報などのセキュリティの整備の必要性が共有された。
・SHI においては独自に運用している。
・将来的には同窓会のアカウントを作成したい。
・渡瀬氏からプロトタイプのアカウントを作成する提案があった。
・会長より、新規のドライブを作成する方針で総意を得た。
・まず藤井氏が既に作成した google アカウントを基盤に設定していきたい。
・個人情報のセキュリティーは早急に対応する。
6.議事録の作成と共有方法について(田口)
・議事録作成・共有方法の改良について提案があった。内容は Google ドライブを参照。
・審議のもと、次の通りとなった。①議事録案作成、②Googleドライブへ格納し、一定期間修正作業を行う。
③議事録確定、④水戸先生、役員・運営委員へ LINE 配信、Google ドライブへ保管。
なお、修正作業については Gmail で案内を行い、ドライブ上でコメント入力を行う。
7.業務分担(担当班編成)見直しについて(齋藤)
・事前に行った各運営委員へのアンケート結果に基づいた組織図の提案が行われた。組織図内容はGoogleドライブを参照。
・組織配置が可視化できた。
・今後は業務の内容を定義していきたい。
・同窓会に入会するメリットとして、水戸先生よりノベルティグッズ作成の提案があった看護学科は手提げバッグのニーズがある。
・ノベルティとして、SHIはマグカップとTシャツを作成したとの報告があった。
8.SNSの運用方針について(齋藤)
・広報活動を積極的に行なっている。
・インスタグラムを利用している。
・プライバシーポリシーを作成した。内容は本会議で承認を得た。
・アクセス数は概ね良好。
9.スケジュール確認(森田)
・4月入学式、6 月就職施設説明会。
・ホームカミングミーティングはまず 5〜6 月の開催を目標に企画を進める。
・6 月の就職説明会は予定が未定。もし必要があれば参加する。ブレイクアウトルームを運用する。準会員を増やしたい。
・ヒューマンサービス研究会は今年も開催予定。
・12月27日が20周年記念パーティーの予定。
・11月30日がうみかぜ際のオンライン開催予定。
10.水戸先生より
・卒業生29名の新規入会があった。
・OT専攻の入会はなく、今後新規会員を励行する。
・卒業式へのお花も好評であった。
11. そのほか
・渡瀬よりゆうちょネットバンキング、寄付による修学支援事業についての情報共有があった。
修学支援事業においては寄付金領収書の必要性が確認された。
【次回予定】
・同窓会役員会 4月16日(土) 21 時~
・同窓会運営委員会4月29日(金) 21 時~