日時:2022年1月15日、21時〜23時
形式:WEB会議形式
参加者(敬称略):水戸、齋藤、森田、黒澤、高田、豊倉、藤井、渡瀬、田口(文責)
1. 水戸先生からの議題
1) 在学生の入会案内の件について
・看護学科、理学療法学専攻、栄養学科には案内済み。
・その他の学科、専攻については、入会手続きが整ってから案内する方針。
・会員名簿については整備継続中。入金確認も随時進行中。
・教員に対しては特別会員として入会を募る方針。
・卒業修了生向け入会案内の内容について審議を行なった。審議内容については「同意の有無」、「大学との協力」、「進路状況調査の更新」についてなど。
・卒業修了生向け進路状況調査の更新については、大学事務局に問い合わせる方針となった。
・今年度の卒業生への案内はこれまで通りに実施する。
2. 同窓会運営委員会からの議題
1) 会費ペイの打ち合わせについて(齋藤)
・管理手続きが必要となり、業務の増加が見込まれる。
・今回は使用せずに、卒業生の入会・入金促進を行うことが有効と思われた。
2) かながわ信金打ち合わせの件について(黒澤)
・インターネットバンキングの使用を検討している。
・それに伴い口座の名義変更を進めている。
・SHI は「ゆうちょ銀行」での口座開設を検討している。
3) 事業委託業務棚卸しの件について(森田)
・「同窓会に対する問い合わせ対応」については、委託せずに会長、副会長、事務局長で担当する方針となった。
・「会員名簿の管理・会員証の発行」については、2022 年 3 月までは現状通り委託し、その後は運営役員が引き継ぐ。その際、業務内容の明文化を依頼する。
・委託予定の「ピクトメール発送」、「名簿修正」業務は業務内容の明文化を依頼する。
・ホームページ更新は複数の運営役員で担当する。その際、広報係を中心に業務マニュアルを作成する。
・出納管理は会計係を中心に整備する。
・公印管理は所在の確認を行う。
・大学への依頼、問い合わせについては、これまで赤間様、薬師寺様が窓口になっていた。今後はkuhsアドレスを窓口にする方針となった。
・施設予約については、運営役員(教員)に依頼をする。
・大学教員、大学事務局、運営員の連絡会議を創設する方針となった。
・次年度の契約について榎本様との面談アポイントを検討する。2 月以降の予定。
・新事務員への面談は水戸先生にお願いする方針となった。
・事務員費用は収入の 10%〜25%程度及び 10〜12 万円程度が妥当であることが共有された。
・郵送作業は削減できる可能性があることが共有された。
4) 実践教育センターの広報活動協力依頼について(黒澤)
・実践教育センターの受講生が増大のために広報活動協力の依頼を得た。
・郵送は行っていない。メールは費用がかかる。
・ホームページ掲載、Facebook掲載の対応をすることで合意を得た。
5) SHI 名簿・入金管理について(黒澤)
・SHI においては、Googleドライブ・フォームを用いて入会管理を行っている。
・名簿照会の目的で同窓会 GoogleドライブのURL を渡瀬様に共有することで合意を得た。
・SHI の名簿(複製)を同窓会Googleドライブに保管する方針となった。
6) 同窓会組織図(案)について(齋藤)
・同窓会組織図案が提案された。
・組織図について共有された。
7) 担当班編成見直しについて(齋藤)
・担当班編成の案を今後提案予定である。
8) 同窓会運営委員への作業手当に関して(齋藤)
・作業手当の指針を作成する方針を共有された。
9) その他
・臨時総会の必要性が共有された。
・会計処理の書類整備について共有された(振込依頼書 案)。
・SHI は 3 月に交流会を開催する方針。
3. 次回の予定
1) 日時
2022 年 2 月 26 日(土)、21 時〜(予定)
以上
形式:WEB会議形式
参加者(敬称略):水戸、齋藤、森田、黒澤、高田、豊倉、藤井、渡瀬、田口(文責)
1. 水戸先生からの議題
1) 在学生の入会案内の件について
・看護学科、理学療法学専攻、栄養学科には案内済み。
・その他の学科、専攻については、入会手続きが整ってから案内する方針。
・会員名簿については整備継続中。入金確認も随時進行中。
・教員に対しては特別会員として入会を募る方針。
・卒業修了生向け入会案内の内容について審議を行なった。審議内容については「同意の有無」、「大学との協力」、「進路状況調査の更新」についてなど。
・卒業修了生向け進路状況調査の更新については、大学事務局に問い合わせる方針となった。
・今年度の卒業生への案内はこれまで通りに実施する。
2. 同窓会運営委員会からの議題
1) 会費ペイの打ち合わせについて(齋藤)
・管理手続きが必要となり、業務の増加が見込まれる。
・今回は使用せずに、卒業生の入会・入金促進を行うことが有効と思われた。
2) かながわ信金打ち合わせの件について(黒澤)
・インターネットバンキングの使用を検討している。
・それに伴い口座の名義変更を進めている。
・SHI は「ゆうちょ銀行」での口座開設を検討している。
3) 事業委託業務棚卸しの件について(森田)
・「同窓会に対する問い合わせ対応」については、委託せずに会長、副会長、事務局長で担当する方針となった。
・「会員名簿の管理・会員証の発行」については、2022 年 3 月までは現状通り委託し、その後は運営役員が引き継ぐ。その際、業務内容の明文化を依頼する。
・委託予定の「ピクトメール発送」、「名簿修正」業務は業務内容の明文化を依頼する。
・ホームページ更新は複数の運営役員で担当する。その際、広報係を中心に業務マニュアルを作成する。
・出納管理は会計係を中心に整備する。
・公印管理は所在の確認を行う。
・大学への依頼、問い合わせについては、これまで赤間様、薬師寺様が窓口になっていた。今後はkuhsアドレスを窓口にする方針となった。
・施設予約については、運営役員(教員)に依頼をする。
・大学教員、大学事務局、運営員の連絡会議を創設する方針となった。
・次年度の契約について榎本様との面談アポイントを検討する。2 月以降の予定。
・新事務員への面談は水戸先生にお願いする方針となった。
・事務員費用は収入の 10%〜25%程度及び 10〜12 万円程度が妥当であることが共有された。
・郵送作業は削減できる可能性があることが共有された。
4) 実践教育センターの広報活動協力依頼について(黒澤)
・実践教育センターの受講生が増大のために広報活動協力の依頼を得た。
・郵送は行っていない。メールは費用がかかる。
・ホームページ掲載、Facebook掲載の対応をすることで合意を得た。
5) SHI 名簿・入金管理について(黒澤)
・SHI においては、Googleドライブ・フォームを用いて入会管理を行っている。
・名簿照会の目的で同窓会 GoogleドライブのURL を渡瀬様に共有することで合意を得た。
・SHI の名簿(複製)を同窓会Googleドライブに保管する方針となった。
6) 同窓会組織図(案)について(齋藤)
・同窓会組織図案が提案された。
・組織図について共有された。
7) 担当班編成見直しについて(齋藤)
・担当班編成の案を今後提案予定である。
8) 同窓会運営委員への作業手当に関して(齋藤)
・作業手当の指針を作成する方針を共有された。
9) その他
・臨時総会の必要性が共有された。
・会計処理の書類整備について共有された(振込依頼書 案)。
・SHI は 3 月に交流会を開催する方針。
3. 次回の予定
1) 日時
2022 年 2 月 26 日(土)、21 時〜(予定)
以上