日時:2022年4月29日、21時〜22時55分
形式:WEB会議(Zoomミーティング)
参加者(敬称略):水戸、齋藤、森田、黒澤、田口、渡瀬、豊倉、藤井、薬師寺、中川(書記)
<議題>
1. Google ドライブ、Google グループメールの使用方法について(黒澤)
・3 月にドライブの整理・権限の付与を行った。
・フォルダが多いため、整理する。
・Google メールのメンバーのリストを作成し、Google ドライブ(以下、G ドライブ)に保存した。
・会員名簿などはセキュリティの観点から役員等の一部のみアクセスできるようにする。
・共有の書式を保存し、G ドライブからダウンロードし利用できるようにする。
2. 会員証アプリについて(齋藤、黒澤)
・771 件登録が完了。会費を払った人のみ登録とした。
・16 期生の仮入会の方も含めている。16 期生に登録完了という連絡は入れられていないため、事務員から MyiD のメール連絡をしてもらっている。事務作業が繁雑になっている。(現時点で20 通ほど案内メール送付)
・事務員の勤務が半日×月 2 回だが、時間が足りず水戸先生の雇用の時間も使ってもらっている状況。臨時で契約時間を増やすことも必要か。
・過去に登録した方でメールアドレスが利用できなくなっている人がいる可能性あり。HP、フェイスブック、卒業生のネットワークで周知していく。
・登録のペースについて:4 月 27 日(水)1 日で 10 通送付できた。1 日 30 名ペース。直近の卒業生など紙の会員証を作成していない約160 名に優先的に送付。栄養短大の初期の会員はメールアドレスを収集していないため、案内については今後検討。
・現状、名簿について、メールアドレス(届かない)、住所がない人は別シートに移している。
3. 同窓会ノベルティグッズについて(齋藤)
・トートバッグ綿500 枚 約 8 万円 不織布 500枚 約 7 万円
・大学の創立20 周年に合わせ、会員の入会促進を目的に作成するのであれば、学生向けのグッズが良いか。
・T シャツなどはサイズの問題があるため、同一のサイズのもの(トートバッグ・タオル等)がよいか。
・配布の範囲などはこれから検討。既卒の学生には案内して取りに来てもらうか。(1000~1500 枚くらい作成?)うみかぜ祭のときに配布、会員証アプリを掲示するとスムーズ等の案内もできるか。
・費用がかかる場合はカンパも検討。
4. 同窓会支払い規程(細則)(齋藤)
・細則、方針について会長から説明(資料あり)。
・年間で約 10 万円の支出になる見込み。
・源泉徴収等について、任意団体ということで、税金のかからない範囲での支払とする方向で参加者から合意を得た。水戸先生からの助言を踏まえ、寄付制度を整備していく必要もある。
・源泉徴収・寄付制度については、引き続き調査する。(渡瀬)
・QUOカードの活用も一つの方法か。過去も講師謝礼を QUO カードやスタバカードなどで行っていた。
5. 同窓会会員数(月報)(齋藤)
・ホームページのトップページで、入会申込者数を公開している。
・事務員の負担にならないよう、3 か月に 1 回の公表とする。
・SHI新規入会者の入金が完了しているのか、確認をお願いすることは可能か。
→今後、榎本さんに定期的に新規加入者が確認できる通帳の入金記録のコピーを G ドライブに上げて頂くか、SHI から新規入金者の確認依頼時に同様の処理をお願いする。SHIの入金者と名簿の照合については、暫くの間 SHI 側で行う。(MyiD の発行が落ち着くまで)
・SHIとの名簿の統合については、別の機会に検討。
6. 今後のスケジュール確認
(1)5~6 月 ホームカミングミーティング(田口)
・企画案の提示(田口)(資料あり)
・Web形式、60 分程度を予定
1基調講演(ディスカッション)30 分
スピーカー:渡瀬さん、(薬師寺さん奥様に打診)
2フリートーク・進路相談 30 分
・開催日時・時間 予定:6 月 18 日(土)20 時~
就職施設説明会と同日とする。
20 時開始→事後アンケートで参加しやすい時間を調査する。
・役割:案内、申込窓口(G フォーム・及び在校生には manabaからも G フォームをアナウンス)、当日運営
・現 3 年生に同窓会準会員の案内ができていないため、この機会にアナウンスを行いたい。
・Gフォームで、入会しているかのチェック項目を作成。Gフォームの設計(田口・渡瀬)
(2)6 月事務員定期ミーティング(森田)
・6月3日(金)を予定、事務員へ確認(水戸先生)
(3)20 周年関連
・クラウドファンディング実施予定
・広報の依頼がある ピクトメールの周知・HP・SNS での周知
・寄付と特典 10 万円:石碑に名前を入れてもらえる
・同窓会の名前を入れてもらえないか費用交渉(水戸先生・黒澤)
7. 健康増進センター すこやかんとの連携について(齋藤)
・ 以前、大学祭で健康ブースを出店していた。
・ 2022年4月にリニューアル。先方より連絡があった。
・ 会員証のインセンティブについても今後相談。
・ すこやかんへ連絡。(藤井)
・ その他インセンティブ 猿島・商工会議所・市役所観光課等に問い合わせ中。猿島からは良いリアクションが得られた。大学図書館にもアプローチしていく。
【次回予定】
次回予定 2022年5月28日(土)21 時~ Web開催
形式:WEB会議(Zoomミーティング)
参加者(敬称略):水戸、齋藤、森田、黒澤、田口、渡瀬、豊倉、藤井、薬師寺、中川(書記)
<議題>
1. Google ドライブ、Google グループメールの使用方法について(黒澤)
・3 月にドライブの整理・権限の付与を行った。
・フォルダが多いため、整理する。
・Google メールのメンバーのリストを作成し、Google ドライブ(以下、G ドライブ)に保存した。
・会員名簿などはセキュリティの観点から役員等の一部のみアクセスできるようにする。
・共有の書式を保存し、G ドライブからダウンロードし利用できるようにする。
2. 会員証アプリについて(齋藤、黒澤)
・771 件登録が完了。会費を払った人のみ登録とした。
・16 期生の仮入会の方も含めている。16 期生に登録完了という連絡は入れられていないため、事務員から MyiD のメール連絡をしてもらっている。事務作業が繁雑になっている。(現時点で20 通ほど案内メール送付)
・事務員の勤務が半日×月 2 回だが、時間が足りず水戸先生の雇用の時間も使ってもらっている状況。臨時で契約時間を増やすことも必要か。
・過去に登録した方でメールアドレスが利用できなくなっている人がいる可能性あり。HP、フェイスブック、卒業生のネットワークで周知していく。
・登録のペースについて:4 月 27 日(水)1 日で 10 通送付できた。1 日 30 名ペース。直近の卒業生など紙の会員証を作成していない約160 名に優先的に送付。栄養短大の初期の会員はメールアドレスを収集していないため、案内については今後検討。
・現状、名簿について、メールアドレス(届かない)、住所がない人は別シートに移している。
3. 同窓会ノベルティグッズについて(齋藤)
・トートバッグ綿500 枚 約 8 万円 不織布 500枚 約 7 万円
・大学の創立20 周年に合わせ、会員の入会促進を目的に作成するのであれば、学生向けのグッズが良いか。
・T シャツなどはサイズの問題があるため、同一のサイズのもの(トートバッグ・タオル等)がよいか。
・配布の範囲などはこれから検討。既卒の学生には案内して取りに来てもらうか。(1000~1500 枚くらい作成?)うみかぜ祭のときに配布、会員証アプリを掲示するとスムーズ等の案内もできるか。
・費用がかかる場合はカンパも検討。
4. 同窓会支払い規程(細則)(齋藤)
・細則、方針について会長から説明(資料あり)。
・年間で約 10 万円の支出になる見込み。
・源泉徴収等について、任意団体ということで、税金のかからない範囲での支払とする方向で参加者から合意を得た。水戸先生からの助言を踏まえ、寄付制度を整備していく必要もある。
・源泉徴収・寄付制度については、引き続き調査する。(渡瀬)
・QUOカードの活用も一つの方法か。過去も講師謝礼を QUO カードやスタバカードなどで行っていた。
5. 同窓会会員数(月報)(齋藤)
・ホームページのトップページで、入会申込者数を公開している。
・事務員の負担にならないよう、3 か月に 1 回の公表とする。
・SHI新規入会者の入金が完了しているのか、確認をお願いすることは可能か。
→今後、榎本さんに定期的に新規加入者が確認できる通帳の入金記録のコピーを G ドライブに上げて頂くか、SHI から新規入金者の確認依頼時に同様の処理をお願いする。SHIの入金者と名簿の照合については、暫くの間 SHI 側で行う。(MyiD の発行が落ち着くまで)
・SHIとの名簿の統合については、別の機会に検討。
6. 今後のスケジュール確認
(1)5~6 月 ホームカミングミーティング(田口)
・企画案の提示(田口)(資料あり)
・Web形式、60 分程度を予定
1基調講演(ディスカッション)30 分
スピーカー:渡瀬さん、(薬師寺さん奥様に打診)
2フリートーク・進路相談 30 分
・開催日時・時間 予定:6 月 18 日(土)20 時~
就職施設説明会と同日とする。
20 時開始→事後アンケートで参加しやすい時間を調査する。
・役割:案内、申込窓口(G フォーム・及び在校生には manabaからも G フォームをアナウンス)、当日運営
・現 3 年生に同窓会準会員の案内ができていないため、この機会にアナウンスを行いたい。
・Gフォームで、入会しているかのチェック項目を作成。Gフォームの設計(田口・渡瀬)
(2)6 月事務員定期ミーティング(森田)
・6月3日(金)を予定、事務員へ確認(水戸先生)
(3)20 周年関連
・クラウドファンディング実施予定
・広報の依頼がある ピクトメールの周知・HP・SNS での周知
・寄付と特典 10 万円:石碑に名前を入れてもらえる
・同窓会の名前を入れてもらえないか費用交渉(水戸先生・黒澤)
7. 健康増進センター すこやかんとの連携について(齋藤)
・ 以前、大学祭で健康ブースを出店していた。
・ 2022年4月にリニューアル。先方より連絡があった。
・ 会員証のインセンティブについても今後相談。
・ すこやかんへ連絡。(藤井)
・ その他インセンティブ 猿島・商工会議所・市役所観光課等に問い合わせ中。猿島からは良いリアクションが得られた。大学図書館にもアプローチしていく。
【次回予定】
次回予定 2022年5月28日(土)21 時~ Web開催